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個人情報保護方針

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当社の個人情報に関する取扱いについて

当社の個人情報保護に関する基本方針)

代理店名: TQconsultants株式会社

当社は、個人情報保護の重要性に鑑み、また、保険業に対する社会の信頼をより向上させるため、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)その他の関連法令・ガイドラインを遵守して、個人情報を適正に取扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。

 当社は、個人情報の取扱いが適正に行われるように従業者への教育・指導を徹底し、適正な取扱いが行われるよう取り組んでまいります。また、個人情報の取扱いに関する苦情・相談に迅速に対応し、当社の個人情報の取扱い及び安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し改善いたします。

(1)個人情報の取得

 当社は、十分な安全管理措置を講じたうえで、業務上必要な範囲で、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。

(2)個人情報の利用目的

 当社は、東京海上日動火災保険株式会社および東京海上日動あんしん生命保険株式会社より保険業務の委託を受けて、取得した個人情報を、損害保険、生命保険およびこれらに付帯・関連するサービスの提供等の各社の業務の遂行に必要な範囲内で利用します。その他の目的に利用することはありません。

 

 上記の利用目的の変更は、相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみ行い、変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面等により通知し、またはホームページ(URL)等により公表します。

 当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、以下のホームページに掲載してあります。

東京海上日動火災保険株式会社 (http://www.tokiomarine-nichido.co.jp/)

東京海上日動あんしん生命保険株式会社(http://www.tmn-anshin.co.jp/)

(3)個人データの安全管理措置

当社は、取扱う個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程等の整備および実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、正確性・最新性を確保するために必要かつ適切な措置を講じ、万が一、問題等が発生した場合は、速やかに適切な是正対策をします。

(4)個人データの第三者への提供および第三者からの取得について

 当社は、個人データを第三者に提供するにあたり、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。

  • ①法令に基づく場合
  • ②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • ③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • ④国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

また、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき、提供・取得経緯等確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管します。

(5)センシティブ情報の取扱い

 当社は、要配慮個人情報(人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます)ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活に関する情報(「センシティブ情報」といいます)を、個人情報保護法その他の法令、ガイドラインに規定する場合を除くほか、取得、利用または第三者提供しません。

(6)当社に対するご照会

 下記お問い合わせ窓口にお問い合わせください。また保険事故に関するご照会については、下記お問い合わせ窓口のほか、保険証券に記載の事故相談窓口にお問い合わせください。

ご照会者がご本人であることをご確認させていただいたうえで、対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。

【お問い合わせ窓口】
代理店(所在地)神奈川県海老名市中新田2-10-23
(名称)TQconsultants株式会社
電話番号:046-292-0130(受付時間 月-金 年末年始、祝日を除く:9時~18時)
MAIL:info@tqcon.net
URL:http://www.tqcon.net

個人情報保護方針

当店は、個人情報保護の重要性に鑑み、また、保険代理業に対する社会の信頼をより向上させるため、
個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(マイナンバー法)、
その他の関連法令、金融分野における個人情報保護に関するガイドライン等を遵守して、個人情報ならびに特定個人情報等(注1)を適正に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。
また、当店は、お預かりしている個人情報および特定個人情報等が適正に取り扱われるように従業者への指導・教育を徹底し、適正な取扱いが行われるよう取り組んでまいります。
なお、以下に記載の内容についても適宜見直しを行い、改善に努めていきます。
個人情報を適正に取扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。
(注1 : 個人番号と特定個人情報を合わせて「特定個人情報等」といいます)

(1) 個人情報の取得

当店は、業務上必要な範囲内かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。

(2) 個人情報の利用目的

当店は、取得した個人情報を、保険会社より保険募集業務の委託を受けて、所属保険会社が取り扱う生命保険およびこれらに付帯・関連するサービスの提供など、当該業務の遂行に必要な範囲内で利用し、それ以外の他の目的に利用することはありません。
上記の利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面等により通知し、または、ホームページ(http://www.tqcon.net)等により公表します。当店に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、その会社のホームページ(下記)に記載してあります。

東京海上日動火災保険株式会社 (http://www.tokiomarine-nichido.co.jp/)

東京海上日動あんしん生命保険株式会社(http://www.tmn-anshin.co.jp/)

(3) 個人データの安全管理措置

当店は、取り扱う個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規定等の整備および実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じています。

(4) 個人データの第三者への提供・開示の禁止

当店は、個人データを第三者に提供するにあたり、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。

  • ①法令に基づく場合
  • ②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  • ③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  • ④業務遂行上必要な範囲内で、委託先や提携先企業に提供する場合
  • ⑤国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(5) センシティブ情報の取扱い

お客様の健康状態・病歴などのセンシティブ情報につきましては、「保険業法施行規則第53条の10」および「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン第6条」により、お客様の同意に基づき業務遂行上必要な範囲で利用するなど業務の適切な運営の確保その他必要と認められる場合に利用目的が限定されています。
当店は、これらの利用目的以外には、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供しません。

(6) 特定個人情報等の取扱い

特定個人情報等は、マイナンバー法により利用目的が限定されており、当店はその目的を超えて取得・利用しません。
マイナンバー法で認められている場合を除き、特定個人情報等を第三者に提供しません。

(7) 個人データおよび特定個人情報等の取扱いの外部委託

当店が、外部に個人データおよび特定個人情報等の取扱いを委託する場合には、委託先の選定基準を定め、委託先の情報管理体制を確認し、委託後の業務遂行状況を監視するなど委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
当店では例えば次のような場合に、個人データの取扱いを委託しています。

  • ①保険契約の引受けに関わる業務
  • ②保険金・給付金等の支払いに関わる業務
  • ③情報システムの保守および運用に関わる業務
  • ④支払調書等の作成・提出に関わる業務(特定個人情報等を含みます)

(8) 保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止等

当店は、個人情報保護法に基づく保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止等のご請求について、適切に対応を行います。
当社所定の書式にご記入いただき、当社所定の受付方法等に沿ってご請求いただいた場合には、ご本人であることをご確認させていただいたうえで、個人情報保護法に基づき、原則書面により回答させていただきます。
なお、保有個人データの開示のご請求については、所定の開示請求手数料をお支払いいただきます。
詳しくは、下記のお問い合わせ先にご連絡ください

(9) 当店に対するご照会

下記お問い合わせ窓口にお問い合わせください。また保険事故に関するご照会については下記お問い合わせ窓口のほか、保険証券に記載の事故相談窓口にお問い合わせください。ご照会者がご本人であることをご確認させていただいたうえで、対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。

代理店独自の保有固有データ(保険会社の委託業務に係る個人データ以外のもの)がある場合には、その手続き等について記載する必要があります。

【お問い合わせ窓口】
代理店(所在地)神奈川県海老名市中新田2-10-23
(名称)TQconsultants株式会社
電話番号:046-292-0130(受付時間:9時~18時)
MAIL:info@tqcon.net
URL:http://www.tqcon.net

個人データの安全管理に係る取扱い規定

1. 取得・入力段階

第1条 目的

本規程は、当社における個人データの安全管理措置のうち、個人情報の「取得・入力」段階の取扱いについて定めたものである。

第2条 定義

1.「取得」とは、本人又は第三者から個人情報を物理的及び電子的手段により取得すること等をいう(社内の他部門からの取得は含まない)。
2.「入力」とは、取得した個人情報をデータベース等の情報システムに物理的及び電子的に入力すること等をいう。

第3条 取得・入力に関する取扱者の役割・責任及び取扱者の限定

1.個人データ管理責任者は、個人情報の取得・入力に関する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなければならない。
2.個人データ管理者は、各部署において業務上必要な者に限り個人情報の取得・入力が行われるよう取扱者を限定しなければならない。

第4条 センシティブ情報の取得・入力に関する取扱者の限定

個人データ管理者は、個人情報のうち、健康状態・病歴等のセンシティブ情報の取得・入力の取扱者を必要最小限に限定しなければならない。

第5条 取得・入力の対象となる個人データの限定

個人データ管理者は、取得・入力する個人情報を業務上必要な範囲内のものに限定しなければならない。

第6条 取得・入力時の照合及び確認手続き

1.個人データの取扱者は、個人情報を取得するときには、情報提供者の本人確認及び権限等の確認を行わなければならない。
2.個人データの取扱者は、個人情報を入力するときには、入力データが正確であることを確認しなければならない。

第7条 取得・入力の規程外作業に関する申請及び承認手続き

個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で個人情報を取得・入力する場合は、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。

第8条 機器・記録媒体等の管理手続き

1.個人データ管理者は、取得・入力した個人情報が保存された機器・記録媒体等の設置場所の指定ならびに管理区分及び権限の設定をし、必要に応じ変更しなければならない。
2.個人データの取扱者は、前項の指定及び設定に従い、個人情報が保存された機器・記録媒体等を適切に保管しなければならない。

第9条 個人データへのアクセス制御

個人データ管理者は、取得・入力した個人情報へのアクセスを制御するために、取得・入力した個人データが保存された機器・記録媒体等に関して以下の措置を講じなければならない。

  • ①個人情報の入力に必要なID及びパスワードの管理を徹底する。
  • ② 個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースへの部外者の立ち入りを制限する。
  • ③ 受信した郵便物やFAX等の個人情報について適切な管理を行う。
第10条 取得・入力状況の記録及び分析

1.個人データの取扱者は、個人情報を取得・入力する場合、情報の種類や形態等に応じて、必要に応じ、かつ適切に取得・入力状況について記録を行わなければならない。

2.個人データ管理者は、個人情報の漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。

第11条 センシティブ情報の取得の制限

個人データの取扱者は、センシティブ情報については、次に掲げる場合を除くほか、取得してはならない。

  • ① 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得する場合
  • ② 相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得する場合
  • ③ 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得する場合
  • ④ 前各号のほか、金融庁ガイドライン第6条第1項各号に掲げる場合
第12条 センシティブ情報の取得に際して本人同意が必要である場合における本人同意の取得及び本人への説明事項

1.個人データの取扱者は、前条①に基づきセンシティブ情報を取得する場合には、当該センシティブ情報を保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意(原則として書面による。)に基づき業務遂行上必要な範囲で取得しなければならない。

2.個人データの取扱者は、前項において本人の同意に基づかない場合には、当該センシティブ情報を取得してはならない。

3.個人データの取扱者は、郵送等により取得した個人データが含まれる文書等にセンシティブ情報が含まれている場合は、原則として、本人の指定した方法により、当該情報を速やかに本人に返却もしくは廃棄する。

ただし、当該文書等に記載された他の情報が業務遂行上必要な場合、個人データの取扱者は、直ちに当該センシティブ情報の記載部分を判読不能な状態にして取得するものとする。

 2016年6月15日 制定

2. 利用・加工段階

第1条 目的

本規程は、当社における個人データの安全管理措置のうち、個人データの「利用・加工」段階の取扱いについて定めたものである。

第2条 定義

1.「利用」とは、個人データを利用目的の範囲内で取り扱うこと等をいう。

2.「加工」とは、個人データの更新を行うこと、又は個人データを利用し、新たなデータベースを作成すること等をいう。

3.「管理区域」とは、営業範囲を勘案してあらかじめ指定した区域をいう。

第3条 利用・加工に関する取扱者の役割・責任及び取扱者の限定

1.個人データ管理責任者は、個人データの利用・加工に関する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなければならない。

2.個人データ管理者は、各部署において、業務上必要な者に限り個人データの利用・加工が行われるよう取扱者を限定しなければならない。

第4条 センシティブ情報の利用・加工に関する取扱者の限定

個人データ管理者は、個人データのうち、健康状態・病歴等のセンシティブ情報の利用・加工の取扱者を必要最小限に限定しなければならない。

第5条 利用・加工の対象となる個人データの限定

個人データ管理者は、利用・加工する個人データを業務上必要な範囲内のものに限定しなければならない。

第6条 利用・加工時の照合及び確認手続き

1.個人データの取扱者は、利用する個人データが対象データとして正しいかについて確認しなければならない。

2.個人データの取扱者は、利用する個人データが正しく加工されたかについて元データと照合しなければならない。

第7条 利用・加工の規程外作業に関する申請及び承認手続き

個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で個人データを利用・加工する場合は、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。

第8条 機器・記録媒体等の管理手続き

1.個人データ管理者は、利用・加工する個人データが保存された機器・記録媒体等の設置場所の指定ならびに管理区分及び権限の設定をし、必要に応じ変更しなければならない。

2.個人データの取扱者は、前項の指定及び設定に従い、個人データが保存された機器・記録媒体等を適切に保管しなければならない。

第9条 個人データへのアクセス制御

1.個人データ管理者は、利用・加工する個人データへのアクセスを制御するために、利用・加工する個人データが保存された機器・記録媒体等に関して以下の措置を講じなければならない。

  • ① 個人データの利用・加工に必要なID及びパスワードの管理を徹底する。
  • ② 個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースへの部外者の立ち入りを制限する。

2.個人データ管理者は、センシティブ情報へのアクセス制御について、当該情報の利用・加工を認められた必要最小限の取扱者に限り利用・加工が行われるようID及びパスワードを付与するとともに、ID及びパスワードの管理を徹底しなければならない。

第10条 利用・加工状況の記録及び分析

1.個人データの取扱者は、個人データを利用・加工する場合、データの種類や形態等に応じて、必要に応じ、かつ適切に利用・加工状況について記録を行わなければならない。

2.個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。

第11条 センシティブ情報の利用・加工の制限

個人データの取扱者は、センシティブ情報については、次に掲げる場合を除くほか、利用・加工してはならない。

  • ① 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を利用・加工する場合
  • ② 相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を利用・加工する場合
  • ③ 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を利用・加工する場合
  • ④ 前各号のほか、金融庁ガイドライン
    第6条

    第1項各号に掲げる場合
第12条 センシティブ情報の利用に際して本人同意が必要である場合における本人同意の取得及び本人への説明事項

1.個人データの取扱者は、前条①に基づきセンシティブ情報を利用する場合には、当該センシティブ情報を保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意(原則として書面による。)に基づき業務遂行上必要な範囲で利用しなければならない。

2.個人データの取扱者は、前項において本人の同意に基づかない場合には、当該センシティブ情報を利用してはならない。

3.個人データの取扱者は、郵送等により取得した個人データが含まれる文書等にセンシティブ情報が含まれている場合は、原則として、本人の指定した方法により、当該情報を速やかに本人に返却もしくは廃棄する。

ただし、当該文書等に記載された他の情報が業務遂行上必要な場合、個人データの取扱者は、直ちに当該センシティブ情報の記載部分を判読不能な状態にして利用するものとする。

第13条 個人データの管理区域外への持ち出しに関する措置

1.個人データ管理責任者は、個人データの管理区域外への持ち出しに関する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなければならない。

2.個人データ管理者は、個人データの管理区域外への持ち出しに関する取扱者を必要最小限に限定しなければならない。

3.個人データ管理者は、管理区域外に持ち出すことが可能な個人データを業務上必要最小限の範囲に限定しなければならない。

4.個人データ管理者は、個人データの管理区域外への持ち出しに際し、個人データを持ち出す者が第2項で限定された取扱者本人であることを確認しなければならない。

また、個人データ管理者は、持ち出す個人データが第3項により持ち出すことを限定した個人データの範囲内であるか確認しなければならない。

5.個人データの取扱者は、個人データを管理区域外に持ち出す場合には、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。

6.個人データの取扱者は、個人データを管理区域外に持ち出す場合には、別に定める件数等に限るとともに、個人データが保存された機器・媒体等を常時携行する等適切に管理しなければならない。

7.個人データの取扱者は、個人データを管理区域外に持ち出す場合には、データの種類や形態等に応じて、必要かつ適切に持ち出した個人データの状況について報告及び記録を行わなければならない。

8. 個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、報告及び記録された状況を確認する。

第14条 個人データの利用者の識別及び認証

個人データ管理者は、個人データを利用・加工する取扱者の識別及び認証機能を設けなければならない。

第15条 個人データの管理区分の設定及びアクセス制御

1.個人データ管理者は、個人データの利用・加工段階における管理区分の設定及びアクセス制御機能を設けなければならない。

2.個人データ管理者は、前項のアクセス制御機能の設定にあたっては、センシティブ情報の利用・加工の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。

第16条 個人データへのアクセス権限の管理

1.個人データ管理者は、個人データの利用・加工段階におけるアクセス権限に関する機能を設けなければならない。

2.個人データ管理者は、前項のアクセス権限に関する機能の設定にあたっては、センシティブ情報の利用・加工の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。

第17条 個人データの漏えい・き損等防止策

個人データ管理者は、個人データの利用・加工段階における漏えい・き損等の防止策を講じなければならない。

第18条 個人データへのアクセス記録及び分析

個人データ管理者は、個人データの利用・加工段階におけるアクセス記録を取得し、必要な期間保管するとともに、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じてこれを分析しなければならない。

第19条 個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析

個人データ管理者は、個人データの利用・加工段階におけるシステムの稼動状況に関し記録を取得し、必要な期間保管するとともに、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じてこれを分析しなければならない。

 2016年6月15日 制定

3. 保管・保存段階

第1条 目的

本規程は、当社における個人データの安全管理措置のうち、個人データの「保管・保存」段階の取扱いについて定めたものである。

第2条 定義

1.「保管」とは、個人データを加工せず、オフィスフロア内に置き管理すること等をいう。

2.「保存」とは、個人データを加工せず、オフィスフロア外(書庫等)に置き廃棄に至るまで管理すること、及びパソコンや電子媒体等に電子データを格納し消去にいたるまで管理すること(個人データのバックアップを含む。)等をいう。

第3条 保管・保存に関する取扱者の役割・責任及び取扱者の限定

1.個人データ管理責任者は、個人データの保管・保存に関する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなければならない。

2.個人データ管理者は、各部署において、業務上必要な者に限り個人データの保管・保存が行われるよう取扱者を限定しなければならない。

第4条 センシティブ情報の保管・保存に関する取扱者の限定

個人データ管理者は、個人データのうち、健康状態・病歴等のセンシティブ情報の保管・保存の取扱者を必要最小限に限定して定めなければならない。

第5条 保管・保存の対象となる個人データの限定

個人データ管理者は、保管・保存する個人データを業務上必要な範囲内のものに限定しなければならない。

第6条 保管・保存の規程外作業に関する申請及び承認手続き

個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で個人データを保管・保存する場合は、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。

第7条 機器・記録媒体等の管理手続き

1.個人データ管理者は、個人データ管理台帳を踏まえ、個人データが保存された機器・記録媒体等の保管場所等の指定ならびに管理区分及び権限の設定をし、必要に応じ変更しなければならない。

2.個人データの取扱者は、前項の指定及び設定に従い、個人データが保存された機器・記録媒体等を適切に保管しなければならない。

第8条 個人データへのアクセス制御

1.個人データ管理責任者は、保管・保存する個人データへのアクセスを制御するために、保管・保存した個人データが保存された機器・記録媒体等に関して以下の措置を講じなければならない。

  • ① 個人データの保管・保存に必要なID及びパスワードの管理を徹底する。
  • ② 個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースへの部外者の立ち入りを制限する。

2.個人データ管理者は、センシティブ情報へのアクセス制御について、当該情報の保管・保存を認められた必要最小限の取扱者に限り保管・保存が行われるようID及びパスワードを付与するとともに、ID及びパスワードの管理を徹底しなければならない。

第9条 保管・保存状況の記録及び分析

1.個人データの取扱者は、個人データを保管・保存する場合、データの種類や形態等に応じて、必要に応じ、かつ適切に保管・保存状況について記録を行わなければならない。

2.個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。

第10条 個人データに関する障害発生時の対応・復旧手続き

1.個人データ管理者は、保管・保存した個人データについて、取扱者に対し定期的にバックアップ等を行うよう徹底するとともに、保管・保存した個人データに障害が発生した際にはバックアップデータ等により復旧させなければならない。

2.個人データの取扱者は、作成したバックアップデータ等を適切に管理しなければならない。

第11条 個人データの利用者の識別及び認証

個人データ管理者は、個人データを保管・保存する取扱者の識別及び認証機能を設けなければならない。

第12条 個人データの管理区分の設定及びアクセス制御

1.個人データ管理者は、個人データの保管・保存段階における管理区分の設定及びアクセス制御機能を設けなければならない。

2.個人データ管理者は、前項のアクセス制御機能の設定にあたっては、センシティブ情報の保管・保存の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。

第13条 個人データへのアクセス権限の管理

1.個人データ管理者は、個人データの保管・保存段階におけるアクセス権限に関する機能を設けなければならない。

2.個人データ管理者は、前項のアクセス権限に関する機能の設定にあたっては、センシティブ情報の保管・保存の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。

第14条 個人データの漏えい・き損等防止策

個人データ管理者は、個人データの保管・保存段階における漏えい・き損等の防止策を講じなければならない。

第15条 個人データへのアクセス記録及び分析

個人データ管理者は、個人データの保管・保存段階におけるアクセス記録を取得し、必要な期間保管するとともに、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じてこれを分析しなければならない。

第16条 個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析

個人データ管理者は、個人データの保管・保存段階におけるシステムの稼動状況に関し記録を取得し、必要な期間保管するとともに、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じてこれを分析しなければならない。

 2016年6月15日 制定

4. 移送・送信段階

第1条 目的

本規程は、当社における個人データの安全管理措置のうち、個人データの「移送・送信」段階の取扱いについて定めたものである。

第2条 定義

1.「移送」とは、物理的な手段により個人データを異なる場所や人に移すこと等をいう。

2.「送信」とは、電子的な手段により個人データを異なる場所や人に移すこと等をいう。

第3条 移送・送信に関する取扱者の役割・責任及び取扱者の限定

1.個人データ管理責任者は、個人データの移送・送信に関する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなければならない

2.個人データ管理者は、各部署において業務上必要な者に限り個人データの移送・送信が行われるよう取扱者を限定しなければならない。

第4条 センシティブ情報の移送・送信に関する取扱者の限定

個人データ管理者は、個人データのうち、健康状態・病歴等のセンシティブ情報の移送・送信の取扱者を必要最小限に限定して定めなければならない。

第5条 移送・送信の対象となる個人データの限定

個人データ管理者は、移送・送信する個人データを業務上必要な範囲内のものに限定しなければならない。

第6条 移送・送信時の照合及び確認手続き

個人データの取扱者は、個人データの移送・送信するときには、移送・送信先に相違がないか照合及び確認を行わなければならない。

第7条 移送・送信の規程外作業に関する申請及び承認手続き

個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で個人データを移送・送信する場合は、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。

第8条 個人データへのアクセス制御

1.個人データ管理者は、移送・送信する個人データへのアクセスを制御するために、移送・送信する個人データが保存された機器・記録媒体等に関して以下の措置を講じなければならない。

  • ① 個人データの移送・送信に必要なID及びパスワードの管理を徹底する。
  • ② 個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースへの部外者の立ち入りを制限する。

2.個人データ管理者は、センシティブ情報へのアクセス制御について、当該情報の移送・送信を認められた必要最小限の取扱者に限り移送・送信が行われるようID及びパスワードを付与するとともに、ID及びパスワードの管理を徹底しなければならない。

第9条 移送・送信状況の記録及び分析

1.個人データの取扱者は、個人データを移送・送信する場合、データの種類や形態等に応じて、必要に応じ、かつ適切に移送・送信状況について記録を行わなければならない。

2.個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。

第10条 センシティブ情報の移送・送信の制限

個人データの取扱者は、センシティブ情報については、次に掲げる場合を除くほか、移送・送信してはならない。

  • ① 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を移送・送信する場合
  • ② 相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を移送・送信する場合
  • ③ 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を移送・送信する場合
  • ④ 前各号のほか、金融庁ガイドライン第6条第1項各号に掲げる場合
第11条 個人データに関する障害発生時の対応・復旧手続き

1.個人データ管理者は、移送・送信する個人データについて、取扱者に対し定期的にバックアップ等を行うよう徹底するとともに、移送・送信した個人データに障害が発生した際にはバックアップデータ等により復旧させなければならない。

2.個人データの取扱者は、作成したバックアップデータ等を適切に管理しなければならない。

第12条 個人データの利用者の識別及び認証

個人データ管理者は、個人データを移送・送信する取扱者の識別及び認証機能を設けなければならない。

第13条 個人データの管理区分の設定及びアクセス制御

1.個人データ管理者は、個人データの移送・送信段階における管理区分の設定及びアクセス制御機能を設けなければならない。

2.個人データ管理者は、前項のアクセス制御機能の設定にあたっては、センシティブ情報の移送・送信の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。

第14条 個人データへのアクセス権限の管理

1.個人データ管理者は、個人データの移送・送信段階におけるアクセス権限に関する機能を設けなければならない。

2.個人データ管理者は、前項のアクセス権限に関する機能の設定にあたっては、センシティブ情報の移送・送信の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。

第15条 個人データの漏えい・き損等防止策

個人データ管理者は、個人データの移送・送信段階における漏えい・き損等の防止策を講じなければならない。

第16条 個人データへのアクセス記録及び分析

個人データ管理者は、個人データの移送・送信段階におけるアクセス記録を取得し、必要な期間保管するとともに、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じてこれを分析しなければならない。

 2016年6月15日 制定

5. 消去・廃棄段階

第1条 目的

本規程は、当社における個人データの安全管理措置のうち、個人データの「消去・廃棄」段階の取扱いについて定めたものである。

第2条 定義

1.「消去」とは、個人データが保存されている媒体の個人データを電子的な方法その他の方法により削除すること等をいう。

2.「廃棄」とは、個人データが保存されている媒体を物理的に廃棄すること等をいう。

第3条 消去・廃棄に関する取扱者の役割・責任及び取扱者の限定

1.個人データ管理責任者は、個人データの消去・廃棄に関する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなければならない。

2.個人データ管理者は、業務上必要な者に限り個人データの消去・廃棄が行われるよう取扱者を限定しなければならない。

第4条 センシティブ情報の消去・廃棄に関する取扱者の限定

個人データ管理者は、個人データのうち、健康状態・病歴等のセンシティブ情報の消去・廃棄の取扱者を必要最小限に限定して定めなければならない。

第5条 消去・廃棄時の照合及び確認手続き

1.個人データの取扱者は、個人データの消去・廃棄に際し、消去・廃棄する個人データについて、個人データ管理台帳等により保管期間を照合又は消去・廃棄理由を確認のうえ、消去・廃棄しなければならない。

2.個人データの取扱者は、個人データを消去・廃棄する際には、当該データが保存されている機器・記録媒体等の性質に応じ適正な方法で消去・廃棄しなければならない。

第6条 消去・廃棄の規程外作業に関する申請及び承認手続き

個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で個人データを消去・廃棄する場合は、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。

第7条 機器・記録媒体等の管理手続き

1.個人データ管理者は、消去・廃棄する個人データが保存された機器・記録媒体等の設置場所の指定ならびに管理区分及び権限の設定をし、必要に応じ変更しなければならない。

2.個人データの取扱者は、前項の指定及び設定に従い、個人データが保存された機器・記録媒体等を適切に保管しなければならない。

第8条 個人データへのアクセス制御

個人データ管理者は、消去・廃棄する個人データへのアクセスを制御するために、消去・廃棄する個人データが保存された機器・記録媒体等に関して以下の措置を講じなければならない。

  • ① 個人データの入力に必要なID及びパスワードの管理を徹底する。
  • ② 個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースへの部外者の立ち入りを制限する。
第9条 消去・廃棄状況の記録及び分析

1.個人データの取扱者は、個人データを消去・廃棄する場合、データの種類や形態等に応じて、必要に応じ、かつ適切に消去・廃棄状況について記録を行わなければならない。

2.個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。

 2016年6月15日 制定

6. 漏えい事案等への対応の段階

第1条 目的

本規程は、当社における個人データの安全管理措置のうち、個人データの漏えい事案等への対応の段階における取扱いについて定めたものである。

第2条 定義

「漏えい事案等」とは、個人情報が記載・収録された帳票や電子記録媒体(USBメモリー・CD・DVD等)の盗難又は紛失、郵便物の誤送付、電子メールやファックスの誤送信等の事故により、個人情報の漏えい、滅失又はき損が生じ、又は生じるおそれが高い場合をいう。

第3条 漏えい事案等への対応に関する対応部署の役割・責任及び取扱者の限定

1.個人データ管理責任者は、漏えい事案等への対応に関する部署(以下、「対応部署」という。)の役割・責任を定め、組織内に周知しなければならない。

2.対応部署の個人データ管理者は、各部署において、業務上必要な者に限り漏えい事案等への対応が行われるよう取扱者を限定しなければならない。

第4条 漏えい事案等への対応の規程外作業に関する申請及び承認手続き

個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で漏えい事案等に対応する場合は、個人データ管理者に申請し、承認を得たうえで行わなければならない。

第5条 漏えい事案等の影響等に関する調査手続き

漏えい事案等が発生した部署の個人データ管理者は、個人データ管理責任者及び対応部署と連携のうえ漏えいした個人データの取扱状況の記録内容の分析を行い、漏えいした個人データの量、質、事故の原因、態様、被害の程度等漏えい事案等の内容及び影響の調査を行うこととする。

第6条 再発防止策・事後対策の検討に関する手続き

漏えい事案等が発生した部署の個人データ管理者は、対応部署と協議のうえ、漏えいした個人データの取扱状況の記録内容の分析を踏まえた再発防止策・事後対策を策定し、個人データ管理責任者へ報告することとする。

第7条 報告に関する手続き

1.漏えい事案等が発生した場合、発見者は、漏えい範囲の拡大防止等必要な措置をとるとともに、直ちに対応部署に報告しなければならない。

2.対応部署は、報告を受けた漏えい事案等について、直ちに取引保険会社に報告しなければならない。

3.対応部署の個人データ管理者は取引保険会社の指示に従い、社外への報告等(警察への届出、本人への通知等、二次被害の防止・類似事案の発生回避の観点からの漏えい事案等の事実関係及び再発防止策の公表)の要否及びその方法について決定しなければならない。

第8条 漏えい事案等への対応記録及び分析

1.対応部署の個人データの取扱者は、漏えい事案等へ対応する場合、データの種類や形態等に応じて、必要に応じ、かつ適切に漏えい事案等への対応状況について記録を行わなければならない。

2.対応部署の個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。

 2016年6月15日 制定

個人データの取扱状況の点検及び監査に係る規定

第1条 目的

本規程は、当社における個人データの取扱状況に関する点検及び監査について定めたものである。

第2条 実施部署

1.個人データ管理責任者は、個人データを取り扱う部署において個人データの点検に関する点検責任者及び点検担当者を選任し、当該部署が自ら点検を実施するよう指示しなければならない。

2.点検責任者と点検担当者は兼務することができる。

3.個人データ管理責任者は、監査を実施する部署を指定し、その部署から個人データの監査に関する監査責任者及び監査担当者を選任し、監査を実施するよう指示しなければならない。

ただし、監査を実施する部署が個人データを取り扱うときには、個人データ管理責任者は、当該部署以外の部署から当該部署を監査する監査責任者及び監査担当者を選任しなければならない。

第3条 点検

1.個人データ管理責任者は、個人データの取扱状況の点検に関する計画を立案し、点検責任者に対し、定期的及び臨時の点検を実施するよう指示しなければならない。

2.点検担当者は、点検責任者の指示に基づいて確実に点検を実施しなければならない。

3.点検担当者は、点検により個人データの取扱いに関する規程に違反する事項等を発見した場合には、点検責任者に報告しなければならない。

4.点検責任者は、規程に違反する事項について、個人データ管理責任者に報告するとともに個人データ管理責任者の指示を踏まえ、改善のための措置を講じなければならない。

第4条 監査

1.個人データ管理責任者は、個人データの取扱状況の監査に関する計画を立案し、監査責任者に対し、定期的及び臨時の監査を実施するよう指示しなければならない。

2.監査担当者は、監査責任者の指示に基づいて確実に監査を実施しなければならない。

3.監査担当者は、監査により個人データの取扱いに関する規程に違反する事項等を発見した場合には、監査責任者に報告しなければならない。

4.監査責任者は、規程に違反する事項について、個人データ管理責任者に報告するとともに個人データ管理責任者の指示に従い、改善のための措置を講じなければならない。

 2016年6月15日 制定

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